In dit gesprek leren we Meredith Stoutenburg kennen: een resultaatregisseur die een jaar bij Van Aetsveld werkt, maar nu al haar plek heeft gevonden binnen twee complexe projecten. Meredith is iemand die eerst observeert voordat ze beweegt, die rust brengt waar chaos heerst en die met nieuwsgierigheid, structuur en doorzettingsvermogen haar werk vormgeeft.
In dit interview vertelt Meredith hoe ze instapte op een rijdende trein, hoe ze omgaat met weerstand en complexiteit, en waarom zij vindt dat je het beste groeit door uitdagingen niet uit de weg te gaan
Hoe lang werk je bij Van Aetsveld en wat is je achtergrond?
Ik werk nu een jaar bij Van Aetsveld. Mijn eerste drie maanden zat ik op intern projecten, en daarna ben ik op twee grote projecten binnen Ministerie van Buitenlandse gestart.
Mijn achtergrond is Management Accounting, maar ik heb ook een Master Projectmanagement. Al vanaf mijn veertiende zat ik in projecten bij vrijwilligersorganisaties, dus projectmatig werken zit er al heel lang in.
Tijdens de intake van mijn eerst gekozen master opleiding zagen ze dat ik alles automatisch projectmatig aanpakte. Na het resultaat van mijn intake is mij geadviseerd Master Projectmanagement te doen. Dus ben ik die richting opgegaan. Ik heb veel geleerd over verschillende projectmanagement methoden: hybride, het combineren van Waterval en Agile. Maar ook technieken zoals Structurering, planning Kwaliteitsmanagement.-
Hoe zet je jouw kennis en ervaring in binnen projecten?
Ik begin altijd met observeren. Eerst wil ik weten: hoe werken ze hier? Wat is de cultuur? Waar zit ruimte voor verandering?
Als die ruimte er niet lijkt te zijn, ga ik toch stap voor stap richting verbetering. Mijn flexibiliteit neem ik altijd mee ook omdat ik in twee projecten zit die totaal anders werken.
Wat voor type project heeft jouw voorkeur?
Ik kijk niet naar ‘leuke’ projecten. Ik kijk naar wat ik ervan kan maken.
Een project kan heel interessant zijn, maar als bijvoorbeeld een stakeholder onvoldoende actie onderneemt, dan voelt het alsnog niet goed. En een complex project kan juist heerlijk lopen als iedereen die betrokken is meewerkt en waardevol bijdraagt.
Het gaat mij om de progressie die we maken, om de stappen die we zetten. Dat bepaalt voor mij of ik ergens graag aan werk. Jammer genoeg weten we dit niet vooraf dus dan maar het beste van maken.”
Hoe ga je om met complexiteit?
Voor mij begint complexiteit altijd met drie vragen:
1. Wat is precies complex?
2. Waarom is het complex?
3. Waarvoor doen we dit?
Als ik die drie antwoorden heb, wordt de rest makkelijker. Dan komende ideeën van de ‘hoe’ vanzelf. Complexiteit hoort erbij, dat is juist wat een project interessant maakt.
Hoe ga je om met weerstand?
Weerstand en complexiteit gaan vaak hand in hand. Het maakt het project uitdagender, maar ook interessanter.
Ik probeer altijd eerst te begrijpen waar de weerstand vandaan komt. Wat is het probleem? Wat hebben we nodig om verder te komen? En hoe kunnen we dat samen oplossen?
In één van mijn projecten merk ik soms dat er weerstand is en dat geeft soms zelfs frustratie. Dan zorg ik dat alles wat binnen mijn invloed ligt helemaal klaarstaat, zodat we meteen door kunnen zodra er iets opgeleverd wordt. Soms betekent dat dubbel werk, maar dan is dat vaak genoeg de enige oplossing.
Kun je een voorbeeld geven van waar jij echt impact hebt gemaakt?
Ik stapte In mijn eerste project in een rijdende trein en kwam ik binnen in structuur chaos. Documentatie was jarenlang niet bijgewerkt. Het project archief was niet up to date. Ik heb structuur gebracht, mappen opgeschoond, alles geordend, overzicht gemaakt,Stakeholdersmanagement onderhouden, ondersteuning aan faciliterende taken. Dat lijkt klein, maar het gaf rust en duidelijkheid. Duidelijkheid in structuur gaat terug naar 2022.
In het andere project, waar ik pas net 1,5 maand zit, ben ik vooral bezig met het vormenvan het team en het verbinden van mensen en teams, organisatorisch vormgeven aan projectdocumentatie, voorbereiden en rapportages van overleggen, helpen bij onboarding van nieuwe teamleden. Kleine stappen, maar wel belangrijke.
In beide projecten is mijn voornaamste taak het Ad-hoc ondersteunen van de projectmanager.
Hoe blijf je zelf rustig en effectief in drukke periodes?
Soms neem ik acht minuten. Muziek in, even bij het raam staan of in de daktuinen, naar buiten kijken. even weg van naar mijn scherm of na een overleg. Daarna kan ik weer verder. Dat helpt me enorm.
Waarom werk je graag bij Van Aetsveld?
Ik voel me gesteund. Ze helpen je aan opdrachten, maar laten je ook vrij om keuzes te maken.
Ik vind de kennissessies heel waardevol, je leert van elkaar, ook over onderwerpen waar je zelf niet dagelijks mee werkt. En als ik iets niet weet, kan ik altijd een VA-collega bellen. Dat ze voor mij klaar staan geeft echt een teamgevoel.
Wat zou je toekomstige resultaatregisseurs willen meegeven?
Stel je open voor uitdagingen. Wacht niet op het perfecte project, je groeit juist door het onbekende. Blijf leren, blijf nieuwsgierig. Projectmanagement ontwikkelt zich snel in onze dynamische wereld. Als je in die beweging meegaat, blijf je relevant, welke leeftijd je ook hebt.
