HR en privacy
In 2017 en 2018 mocht ik voor een klant een aantal uitdagingen oplossen rondom de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 van kracht werd. Ik werkte als projectmanager bij de HR afdeling en de AVG zou natuurlijk ook van toepassing worden op personeelsgegevens. Er waren enkele tientallen punten geïdentificeerd waarop de HR-systemen en ‑processen nog niet voldeden aan de nieuwe richtlijnen. Ik had alle punten in een Excel bestand gezet en een mooie burn-down chart gemaakt om zichtbaar te maken wat mijn voortgang was en of we deadline zouden gaan halen. Met die lijst onder mijn arm ging ik aan de slag.
Wel belangrijk, maar…
Ik vond het zelf heel belangrijk om dit te doen. Sommige van mijn collega’s waren dat met me eens, maar anderen zagen het nut er niet zo van in of vonden het alleen maar lastig. Er waren er ook die het in principe wel goed vonden, maar het eigenlijk te ingewikkeld vonden of geen zin hadden in het extra werk of in het leren van nieuwe werkwijzen. Om voor de deadline alle uitdagingen op te lossen, had ik wel hun medewerking nodig. Dwang (“De wet zegt het, dus je hebt het maar te doen!”) leek me niet de beste weg. Dat zou voor een belangrijk deel tot duikgedrag leiden (ja zeggen en nee doen). Dus ik moest iets anders bedenken.
Het verhaal
Een goed project verdient een goed verhaal. Een verhaal dat mensen aanspreekt en dat duidelijk maakt waarom het de moeite waard is om er energie in te steken. In de gesprekken die ik voerde viel mij op dat iedereen sterk gedreven werd door zorgvuldigheid. Dat was ook mijn beeld uit eerdere projecten die ik daar had uitgevoerd. Ik besloot om daarmee de link te leggen. Dus ik begon met het onderwerp zorgvuldigheid en hoe belangrijk dat was. Vaak gerelateerd aan de specifieke functie van mijn gesprekspartner. Daar waren we het dan altijd heel snel over eens. De volgende stap was hoe je dat zorgvuldigheidsprincipe het beste kon toepassen op het omgaan met gegevens. Dan blijkt “zorgvuldig” nogal een containerbegrip te zijn, waardoor het niet altijd duidelijk is wanneer het wel of niet OK is wat je doet. Wat voor de een wel zorgvuldig genoeg is, kan dat voor de ander nog lang niet goed genoeg zijn. En daar zat de verbinding! Daar is nu die nieuwe wet voor bedacht, om meer duidelijkheid te geven over wat “zorgvuldig met gegevens omgaan” inhoudt en wanneer het voldoende is. Ook in deze wet zitten nog wel vage stukjes, maar over het geheel genomen wordt het een stuk duidelijker waar we ons aan te houden hebben. En meestal bespraken we dan enkele concrete voorbeelden die te maken hadden met het werk van die persoon. Waardoor het ging leven en concreet werd.
Het resultaat
Ik zal niet zeggen dat ik op de deadline alle punten op de lijst had opgelost, want dat was niet zo. Er waren ook punten die pas opgelost zouden zijn in een nieuw systeem dat nog niet was opgeleverd. Maar de score was wel meer dan 90%. En iedereen had een workshop gevolgd over het onderwerp. Daarmee was het project succesvol afgerond en kon ik de restpunten en het verder levend houden van het onderwerp overdragen aan mijn opvolger in de lijn. Het verhaal over zorgvuldigheid heeft daarbij echt het verschil gemaakt. Ik geloof niet in draagvlak creëren, maar veel meer in draagvlak vinden. Door te luisteren naar wat er leeft en wat mensen beweegt, hoef je in veel gevallen niet zoveel moeite te doen. De meeste mensen willen graag dingen verbeteren en hun werk goed doen. Met de juiste aandacht is het niet moeilijk om daarop aan te sluiten. Mocht je hier meer over willen lezen, dan kan ik je twee boekjes aanraden: “Gedoe komt er toch” van Joop Swieringa en “Doorbreek de cirkel” van Arend Ardon.
Werkt dit altijd op deze manier? Nee, niet altijd. Soms wordt een project gestart terwijl het eigenlijk helemaal geen goed idee is. Dan is er dus ook geen goed verhaal.
Ben jij ook op zoek naar de sleutel tot het vinden van draagvlak voor jouw project? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
