Waarom is bewust waarde toevoegen belangrijk?
Als het goed is, starten we een project omdat we verwachten dat het resultaat waarde toevoegt aan de organisatie en daarmee aan de wereld eromheen. Een van de redenen van het succes van Agile is het centraal stellen van de toegevoegde waarde die je producten hebben voor de klant c.q. de gebruikers. Maar of je nu agile werkt, of waterval, of nog anders; het in je project bewust bezig zijn met toegevoegde waarde heeft altijd drie belangrijke voordelen.
1. Koers houden
Een continue focus op de toegevoegde waarde helpt om je project op koers te houden, zonder dat je hoeft te gaan micro-managen. Als de projectmedewerkers goed snappen wat de uiteindelijke business doelstelling is, zullen ze dat betrekken in de beslissingen die ze nemen. Daardoor nemen ze betere beslissingen en hoef je minder bij te sturen.
2. Inspiratie
Bewustzijn over de toegevoegde waarde geeft ook ziel en bezieling aan het project zelf. Het besef dat het iets uitmaakt wat je doet, dat je bijdraagt aan een belangrijk en uitdagend doel, geeft de medewerkers energie. Het bewaken van scope, budget en doorlooptijd is natuurlijk ook van belang, maar een volledige focus alleen daarop haalt de ziel uit het project. Het centraal stellen van de toegevoegde waarde zorgt juist voor bezieling en energie in je team.
3. Mensen mee krijgen
Als het resultaat van je project geïmplementeerd moet worden, zullen de gebruikers een veel grotere bereidheid hebben om de nieuwe manier van werken te accepteren als de toegevoegde waarde ervan duidelijk is en aansluit bij hun dagelijkse werkelijkheid.
Hoe doe je dat in de praktijk?
Het is niet altijd makkelijk om de toegevoegde waarde in het vizier te houden, zeker niet als vanuit de organisatie sterk gestuurd wordt op deliverables, planningen en budgetten. Hier zijn vijf tips die daarbij kunnen helpen.
1. Goed verhaal
Zorg bij de start van het project dat er een goed verhaal ligt over de toegevoegde waarde ervan. Een goed verhaal is simpel, duidelijk en herkenbaar. Als dat goede verhaal er niet is en het lukt ook niet om het te maken, dan moet je je in alle eerlijkheid afvragen of het hele project überhaupt wel zo’n goed idee is. Als het niet lukt om uit te leggen wat de toegevoegde waarde is, dan is die er misschien wel helemaal niet. Zelfs als een project een wettelijke verplichting is (gaap!) kun je er in veel gevallen toch een goed verhaal over maken.
2. Stakeholders
Zorg dat je de stakeholders die je kiest om je project mee te bespreken mede bepaalt op basis van hun belang bij en hun visie op de toegevoegde waarde van je project. Laat hen ook vanuit die achtergrond een rol spelen in presentaties en evaluaties van resultaten.
3. Regelmatig terug laten komen
Het lijkt een open deur en dat is het ook; laat de toegevoegde waarde regelmatig als thema terugkomen. Heb het tijdens overlegmomenten in je project niet alleen maar over de voortgang van de deliverables, maar relateer het werk dat jullie met elkaar aan het doen zijn regelmatig aan de toegevoegde waarde voor de organisatie en de omgeving. Leg beslissingen die je neemt ook in die termen uit.
4. Vertalen naar medewerkers
Vertaal de toegevoegde waarde naar de situatie en belevingswereld van medewerkers, zowel binnen als buiten je project (bijv. gebruikers). Of nog beter: laat ze dat zelf doen. Zodat het voor hen gaat leven en ze hun eigen inspanningen kunnen verbinden met dat hogere doel.
5. Doorgaan tot het gaatje
Bewust bezig zijn met de toegevoegde waarde betekent natuurlijk ook dat je niet klaar bent als je de afgesproken deliverables hebt opgeleverd. Pas als de producten die je gemaakt hebt daadwerkelijk gebruikt worden, komt het realiseren van de toegevoegde waarde in zicht. Zorg dus voor goede nazorg en ondersteuning bij de implementatie en ingebruikname en maak dat onderdeel van je project.
Ja maar bij ons…
Natuurlijk geeft niet elke organisatie hier evenveel ruimte voor. Soms word je gewoon geacht je deliverables op te leveren en je planning te bewaken en je verder nergens mee te bemoeien. Toch kun je ook in die gevallen altijd wel een paar van deze punten gebruiken. En als je er toch niet helemaal uitkomt, kun je altijd contact met ons opnemen voor een vrijblijvend adviesgesprek.
De ResultaatRegisseur
Deze visie op waarde toevoegen in projecten is onderdeel van onze werkmethode: De ResultaatRegisseur. Wil je daar meer over weten, neem dan contact op. We drinken graag een kop koffie of thee met je, virtueel of live.
